作為公司年會的策劃者，怎樣策劃一場精彩的年會讓公司領(lǐng)導(dǎo)滿意，同時(shí)也讓公司員工滿意。其實(shí)沒那么復(fù)雜，一場精彩的年會策劃，只需要抓住三個重要的關(guān)鍵因素。
一、前期策劃階段
1、確定年會人員構(gòu)成，參會人數(shù)。
2、根據(jù)人數(shù)尋找適合的場地，如果員工自行前往，要考慮公共交通便利性。
3、會議場地在年底都比較緊俏，要提前預(yù)定，場地費(fèi)和餐飲費(fèi)占年會支出大頭，一定要選擇性價(jià)比高的會場，并提前預(yù)定。
4、預(yù)定完場地后，選擇一家活動公司勘察場地，根據(jù)現(xiàn)場情況提出會場布置方案。并根據(jù)實(shí)際需求列出所需物料清單和報(bào)價(jià)。
5、成立年會籌備小組，由專人負(fù)責(zé)年會相關(guān)事宜?；I備小組根據(jù)各項(xiàng)費(fèi)用做出年會預(yù)算。
預(yù)算大致包括：
a)酒店費(fèi)用：場地費(fèi)用、餐飲費(fèi)；
b)活動公司費(fèi)用：燈光、音響、LED大屏、簽到背板等；
c)頒獎典禮所需費(fèi)用：公司為表彰優(yōu)秀員工、優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)所設(shè)的各項(xiàng)獎勵，無論是現(xiàn)金還是榮譽(yù)，這部分費(fèi)用要考慮進(jìn)去。
d)其他費(fèi)用：各單位、各部門年會節(jié)目所需服裝道具費(fèi)用、教練費(fèi)用等。
以上費(fèi)用總和為年會預(yù)算，公司決策層根據(jù)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，最終行成一整套年會方案。
二、中期籌備落實(shí)階段
第一階段完成后，年會方案基本形成，需要進(jìn)一步籌備和落實(shí)，這一階段由籌備小組來完成。
1、集團(tuán)層面成立籌備小組，并由籌備小組自上而下建立年會籌備委員會，落實(shí)到各分公司由專人負(fù)責(zé)。
2、召集各分公司總經(jīng)理召開集團(tuán)動員大會，提高各分公司對集團(tuán)年會的重視程度，要求全力配合籌備小組的工作，并分配工作任務(wù)。
3、由籌備小組編寫年會通知（倡議書），以郵件形式發(fā)給集團(tuán)所有員工，內(nèi)容包括年會時(shí)間、地點(diǎn)、各項(xiàng)要求、各部門節(jié)目報(bào)送要求等。
4、籌備小組完成以下幾項(xiàng)工作：
1)年會流程細(xì)化
2)確認(rèn)合適的主持人，編寫串詞
3)年度優(yōu)秀個人、團(tuán)隊(duì)評選
4)年會場地落實(shí)，餐飲菜單確認(rèn)等
5)年會場地布置物料細(xì)化、落實(shí)
6)完成各分公司、各部門上報(bào)節(jié)目審核、并對需要服裝道具的節(jié)目給予費(fèi)用報(bào)銷支持。
7)公司頒獎典禮策劃。根據(jù)所設(shè)獎項(xiàng)進(jìn)行獎杯制作，獎品購置以及頒獎環(huán)節(jié)流程安排。
三、年會現(xiàn)場管控階段
如果順利的完成了上面兩個階段的工作，那么現(xiàn)場執(zhí)行階段就會容易的多。年會開始前要進(jìn)行詳細(xì)的工作安排，把每一項(xiàng)工作落實(shí)到人，重要的崗位要安排多人來負(fù)責(zé)。
現(xiàn)場執(zhí)行大致分為以下幾個重要環(huán)節(jié)：
1.場地布置：由活動公司和場地出租方共同完成，活動公司負(fù)責(zé)音視頻設(shè)備安裝、會場布置，場地出租方完成座椅擺放。
2.活動彩排：活動開始前一天完成彩排工作。包括主持人串詞、節(jié)目彩排，收集所有節(jié)目的伴奏音樂、背景音樂，活動公司配合完成。
3.物料準(zhǔn)備：年會所有物料全面檢查，不能有遺漏。
4.簽到環(huán)節(jié)：專門的簽到區(qū)域，控制好人流、并引領(lǐng)到會場
5.入場環(huán)節(jié)：入場后每個員工要能找到自己的座位，在座位或者圓桌上做上人名標(biāo)識
6.活動現(xiàn)場：由專人進(jìn)行現(xiàn)場管控，并分成幾個小組：視頻組、音頻組、燈光組、催場人員、道具組、餐飲組。每個組由現(xiàn)場導(dǎo)演統(tǒng)一調(diào)配指揮。
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